Quá trình hoàn tất hồ sơ trước khi nhập cảnh Malaysia

Cần chuẩn bị giấy tờ gì? Quá trình hoàn tất hồ sơ trước khi nhập cảnh Malaysia diễn ra trong bao lâu? Trong bài viết này, Nemo sẽ chia sẻ với bạn những thông tin chi tiết về quá trình hoàn tất hồ sơ (khoảng 1,5 tháng) để các bạn có thể nắm bắt được thông tin và chủ động sắp xếp công việc trước khi bay nhé.

Công ty mình trúng tuyển là Teleperformance, Penang nên thông tin và các mốc thời gian mình đề cập có thể sẽ chưa hoàn toàn chính xác với công ty bạn trúng tuyển nhưng cũng không khác biệt nhiều nên các bạn có thể hoàn toàn tham khảo nha.

Sau khi trúng tuyển, bạn cần nộp những gì?

Sau khi trúng tuyển, bạn sẽ được bộ phận HR gửi thông báo trúng tuyển (1-2 ngày sau vòng phỏng vấn cuối) kèm theo một số tài liệu đi kèm. Các bạn điền thông tin, ký và gửi lại những tài liệu sau cho họ trước deadline: Application Form, Pre-Employment Health Declaration Form, Malaysia Applicant Privacy Notice, CV dạng word, bằng đại học, bảng lương của 3 tháng gần nhất, file hộ chiếu pdf (tất cả các trang), 1 ảnh thẻ size passport nền xanh (3.5×5) và một bức ảnh màu trắng

Như mình thấy thời gian gấp quá, mình chủ động thông báo tới HR để lùi lại lịch nộp nên các bạn thoải mái nói lại vấn đề với HR nhé.

• Trường hợp chưa nhận bằng đại học: chuẩn bị giấy xác nhận tốt nghiệp tạm thời, nếu chưa có thì xin giấy xác nhận chứng nhận hoàn thành chương trình học và bảng điểm bằng tiếng Anh. Tuy nhiên, 2 tài liệu này cần được dịch công chứng, hợp pháp hóa tại Đại sứ quán/Lãnh sứ quán thì khả năng thông qua cao hơn vì mình từng bị từ chối do chưa có dấu của Đại sứ quán.
• Hợp pháp hóa tài liệu: Bạn cần tới bên dịch thuật công chứng bản dịch có dấu đỏ, chữ ký của người có tên trên website của Bộ Ngoại Giao. Sau đó tới chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại Giao, cuối cùng là hợp pháp hóa lãnh sự tại LSQ/ĐSQ Malaysia.

Nhận lại OFFER LETTER cùng một số tài liệu

Sau khi gửi lại tài liệu cho HR như yêu cầu, khoảng 2-3 ngày sau, bạn sẽ nhận được Offer letter, Immigration contract, onboarding documents, background check (qua Veremark), ảnh trắng để làm ảnh thẻ sau tới công ty.

• Offer letter : hãy đảm bảo đọc kỹ trước khi ký vì trong đó gồm rất nhiều thông tin quan trọng như lương, phúc lợi, quy định và một số vấn đề khác. Ngoài ra, đảm bảo chữ ký của bạn phải giống trong hộ chiếu nhé, không thì sẽ có nhiều vấn đề phát sinh lắm.
• Immigration contract: cái này bạn chỉ cần ký thôi
• Onboarding documents: cái này thông tin nào điền được thì bạn điền thôi, còn lại bỏ qua nhé.
• Background check: một form yêu cầu bạn điền thông tin cá nhân, gia đình, hay có phạm tội gì không được gửi qua veremark.
• Một bức ảnh nền trắng: làm ảnh thẻ công ty

Hạn deadline: thường là 3-4 ngày.

Quá trình xét duyệt hồ sơ (4-5 tuần)

Sau khi bạn gửi lại các giấy tờ theo yêu cầu, quá trình để HR hoàn tất hồ sơ của bạn lên chính phủ và được chấp nhận sẽ diễn ra khoảng hơn 4 tuần. Như mình, do có vấn đề về bằng đại học và bị từ chối visa trước đó, nên 2/9 HR phải nộp hết lại giấy tờ cho mình từ đầu và đến 5/10, mình đã nhận được Approval letter.

Bạn sẽ mất khoảng 3-4 tuần để hồ sơ cá nhân của bạn lên được trang website myEntry: https://myentry.myxpats.com.my/app/ và hãy nhập số Passport để kiểm tra có thông tin chưa nhé.

Khi đó, mình hỏi HR thì họ báo đây là bước cuối cùng để được Employment Pass (thị thực lao động nhé). Khi thông tin được đăng lên myEntry thì chỉ mất 5 ngày làm việc (không tính thứ 7, chủ nhật) là bạn sẽ nhận được approved. Từ lúc “submitted” đến “in progress” là mất 3 ngày, và được “approved” là khoảng đến cuối giờ chiều ngày thứ 5 nhé.

Nếu bạn nhìn thấy “no record founded” có nghĩa là thông tin chưa lên website và bạn vẫn phải đợi nhé.

Sau khi “approved” trên hệ thống, bạn chỉ cần đợi thêm khoảng 2 ngày (4 ngày nếu tính thứ 7, Chủ nhật), bên phía công ty sẽ gửi cho bạn ENTRY APPROVAL gồm có 5 giấy tờ cực kì quan trọng:

1. DGIM Entry Approval Letter
2. Immigration Contract
3. Justification Letter
4. MDEC Approval letter
5. Receipts Quarantine

Quá trình xin visa (SEV)

Đặt lịch hẹn

Sau khi nhận được giấy tờ, bạn viết thư gửi luôn cho đại sứ quán để đặt lịch hẹn. Thời gian nhận hồ sơ của ĐSQ sẽ diễn ra buổi sáng (9h30-11h30) từ thứ 2-thứ 5, còn họ sẽ chỉ trả lời thư vào buổi chiều (chỉ trả lời từ thứ 2-thứ 5) và thường sau 4h, họ sẽ không hỗ trợ nữa.

Bạn chỉ cần gửi thư tới địa chỉ email này: mwhanoi@kln.gov.my (ĐSQ Hà Nội); mwhochiminh@kln.gov.my (LSQ Hồ Chí Minh).

Ví dụ: nếu bạn gửi thư buổi sáng, tầm chiều họ sẽ trả lời thư.

Cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Sau khi đã được xác nhận lại lịch, bạn hãy chuẩn bị in và mang những giấy tờ sau:

• Passport bản chính
• 1 bản copy passport (chỉ cần mặt có ảnh)
• 4/5 tài liệu trong Entry Approval Letter (riêng Justification Letter không cần, mình bị trả lại)
• Visa application form + ảnh 3.5×5 (ảnh nền trắng, áo có cổ, chụp ảnh chính diện, lộ tai và tóc tai gọn gàng)
• 140.000 tiền mặt

Lưu ý: Mọi người phải điền thông tin và dán ảnh trước khi đến đại sứ quán. Hãy in sẵn 2 tờ nếu có thể phòng trường hợp bị sai thông tin, dẫn tới trường hợp mất thời gian đi tìm quán photo để in lại (hôm mình đi có một trường hợp bị như thế nhé).

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT ĐIỀN HỒ SƠ FORM VISA APPLICATION

Hẹn lấy SEV (single entry visa)

Trong khi nộp hồ sơ, chị bên Đại Sứ Quán cũng thông báo thời gian về ngày nhận hộ chiếu+ biên lai phí 140.000 đồng (thường là một tuần sau ngày bạn hẹn lịch). Hãy gửi thông tin cho HR để họ đặt vé cho mình nếu chắc chắn ngày lấy visa nhé vì mình biết có một trường hợp không kịp lấy visa, nhưng lỡ đặt vé rồi và phải lùi lịch bay lại.

Nếu như lịch hẹn là thứ 5, hãy gửi mail xin hẹn lịch lấy visa cho họ vào sáng thứ 3. Như hôm đó, mình viết sai thông tin, họ xác nhận lại thời gian luôn nhưng không phản hồi lại nên khi thứ 5 mình đi lấy hộ chiếu khá lo lắng vì không biết có hay chưa. Tốt nhất là các bạn nên gọi điện lại cho họ để hỏi thì sẽ đỡ lo lắng hơn rất nhiều.

Nhớ giữ lại biên lai để được hoàn tiền nhá.

Tổng kết

Cả quá trình hoàn tất hồ sơ từ lúc nộp tài liệu đến khi nhận visa, quãng thời gian để hoàn tất mọi thủ tục rơi vào tầm 1,5 tháng nên các bạn chú ý chủ động sắp xếp công việc nhé. Tuy nhiên mình thấy có nhiều trường hợp lâu hơn do có nhiều phát sinh khác nên Nemo hi vọng mọi người bình tĩnh và chờ tin từ HR nhé. Nếu lâu quá thì chủ động hỏi han họ nha.

Cuối cùng, mình mong những chia sẻ của mình sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn và tránh mắc phải những cái lỗi như mình.

Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo bài viết Hành trình di chuyển từ Việt Nam qua Malaysia của mình để nắm bắt được giấy tờ và tránh những trải nghiệm không mong muốn nhé.